Nextsetのポイントシリーズ
はじめに
Office365で利用できる、「ネクストセット安否確認 for Office365」 つきましてポイントを明記します。
主な要件の確認事項
- SharePointのページ構成
チームサイトと権限の設定 - ユーザについて
Office365のユーザ（ユーザに情報編集させるか？）
Office365以外のユーザ（管理者側でユーザ情報編集か？もしくは、ライセンスなしユーザ作成は可能か？） - グループ管理者について
グループについて、地域によりグループを分けるか？
安否確認をグループ管理者にて実施するか？ - 管理者について
安否確認のWebフォーム編集
安否自動送信設定
メールかSMSが選択できます。SMSには別途契約が必要
確認フォームひな型を作成する。
SharePointページにアプリを配置する。
基本的なセットアップは以下を参照のしてください。
ネクストセット・安否確認 for Office 365 とは！？？
２つのSharePointのページを作成します。
- Workflow Admin.aspx(「組織ワークフロー 管理者用」 アプリを追加します。)
管理者が利用する画面になります。
※初期管理者以外でも利用可能にするには、以下で可能です。
「組織ワークフロー管理者用」>その他設定>追加で管理者画面使用を許可するユーザ/グループ
- Workflow User.aspx(「組織ワークフローユーザのアプリパーツ」 アプリを追加します。)
安否確認管理者画面で基本的な設定をする。
安否確認管理者画面>一般設定>Office365アカウントの自動反映の設定
ユーザ追加時、自動的にアカウントを追加、削除する場合は以下で設定します。
安否確認管理者画面>組織情報取得の設定
Office365管理者アカウントのメールアドレスとパスワードを入力して、「設定の保存」を押します。
その後、最新の組織情報を反映を押すと、１時間？、私の場合はなぜか８時間後に同期されました。
※その後は、毎日１８時～１９時に同期されているようです。
同期のログを表示すると以下のようにOffice365から13ユーザインポートに成功しています。
安否確認管理者画面>連絡先情報
グループがないので「グループ追加・削除」でグループを作成します。
※「管理者メールアドレス」に登録されたユーザは、「安否確認 グループ管理者画面」でグループ管理者になります。
ユーザにグループを割り付けます。１つしか割り付けできません。
※安否確認画面（ユーザ用）でユーザ自身がグループを設定することができます。
※メールアドレスには、Office365でないユーザの場合は、メールアドレスにOffice365アカウント以外のメールアドレスを設定します。
安否確認管理者画面>表示項目の設定
ユーザに表示・編集させる項目を選択できます。
安否確認管理者画面>安否確認メール
ユーザに安否メールを手動で送信する場合にの画面になります
安否確認管理者画面>安否確認自動送信メール
ユーザに安否メールを自動（震災情報に応じて）で送信する場合にの画面になります。
安否確認管理者画面>一般設定
安否確認自動送信の設定、震度に応じて自動でメールを送信します。
※対象の地域のみ、メールを送信するため、グループに地域が設定されていないと送信されません。
安否確認管理者画面>確認フォームひな形
安否確認メール受信のリンクを開いた時に、表示されるWEB画面になります。
動作確認
安否確認管理者画面>安否確認メール
「選択したグループに配信」ボタンをクリックすると安否確認メールが送信されます。
配信したメールアドレスが表示できます
安否確認の配信ログ確認
こちらのアプリでも配信したメールアドレスが表示できます。
ユーザのメール>安否確認
URLをクリックする。
安否状況確認フォーム
安否情報を入力して「送信」をクリックします。
管理者のメール
安否情報が返信されています。
安否確認管理者画面>安否確認結果
安否管理者画面でも確認できます。
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