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Nextsetポイント – ネクストセット・組織ワークフロー 編

Nextsetのポイントシリーズ

  1. Nextsetポイント – Nextset 安否確認 編
  2. Nextsetポイント – ネクストセット・組織ワークフロー 編

 はじめに

Office365で利用できる、「ネクストセット・組織ワークフロー  for Office365」 つきましてポイントを明記します。

主な要件の確認事項

  1. SharePointのページ構成
    チームサイトと権限の設定
  2. ユーザについて
    Office365のユーザ
  3. 管理者について
    SharePointページにアプリを配置する。
    ひな形の種類について確認する。

基本的なセットアップは以下を参照のしてください。

ネクストセット・組織ワークフロー for Office 365 とは!?

 

3つのSharePointのページを作成します。

  1. Workflow Admin.aspx(「組織ワークフロー管理者用」 アプリを追加します。)
    管理者が利用する画面になります。
    ※初期管理者以外でも利用可能にするには、以下で可能です。
    組織ワークフロー管理者用>その他の設定>組織ワークフローアクセス制御
  2. Workflow User.aspx(「組織ワークフローの件数サマリー表示」「組織ワークフローのユーザ用アプリパーツ」 アプリを追加します。)

組織ワークフロー管理者用画面で基本的な設定をする。

 

組織ワークフロー管理者用画面>その他の設定>ユーザー連携設定

Office365のユーザアカウントと連携するには以下を設定します。

 

組織ワークフロー管理者用画面>その他の設定>CSVファイル

CSVにエクスポートした際にExcel読み込み時文字化けるするので、UTF-8–>Shift-JISにする。

組織ワークフロー管理者用画面>連携設定

Office365管理者アカウントのメールアドレスとパスワードを入力して、「設定の保存」を押します。

※「最新のOffice365情報を反映」をクリックすると、次の 0分時に実行されます。

その後、私の環境では、毎日2時30分ごろに実行されるようです。

 

組織ワークフロー管理者用画面>スマートフォン設定

通常のワークフローのWeb画面とスマートフォン用のURLもメールに添付します。

組織ワークフロー管理者用画面>申請書ひな型

ユーザに表示するひな型を作成します。標準でたくさんあります。

ネクストセットのワークフローの承認ルート設定について

ネクストセットのワークフローは申請書ひな形単位で、承認ルート1~10まで設定できます。また、項目の金額によって、承認ルートを変更できます。


承認ルート1~10の切り替えは以下のようにJavaScriptでコーディングする必要があります。

承認ルートは承認ルートビルダー・もしくはHTMLを直接コーディングできます。

  1. 承認者追加ボタンの表示
    「申請者」と設定されているプロセスは、承認者を「追加」できるボタンを表示されます。
  2. 承認者追加(部署指定)ボタンの表示
    確認中
  3. 承認者削除ボタンの表示
    「申請者」と設定されているプロセスは、承認者を「クリア」できるボタンを表示されます。
  4. 承認者の指定条件
    1. 「承認者1」と設定されているプロセスは、「ユーザ情報>承認者1」が表示されます。
    2. 「メールアドレス = soumu_bucho@example.com」と設定されているプロセスは対象のメールアドレスが表示されます。
    3. 「部署1(事業所) = 総務部」かつ「役職(NOT条件) = 部長」と設定されているプロセスは「ユーザ情報」の部署1=総務部 かつ 「ユーザ情報」の役職が部長以外が表示されます。
  5. 編集可能項目
    各プロセスで編集を許可する項目を設定できます。

このように設定すると承認ルートが設定されます。

また、ユーザ情報一覧に承認者1が設定されているため、自動でユーザが承認者1が設定されています。

マスター登録について

組織ワークフロー管理者用画面>その他の設定>CS

パソコン設置依頼の場合には事業部マスターが必要になります。

データはCSVファイルをインポートする方法しかなさそうです。

交通費精算のひな形はマスターが登録されていないので、グループ項目を設定していますが、マスターを利用したドロップダウンも可能です。

ネクストセット・組織ワークフロー for Office 365 とは!?

マスターを作成します。

フォームレイアウトビルダーで設定します。

以下のような感じにドロップダウンになります。

 

また、一度に4つの項目(1つは隠しフィールド)にも選択後、値を設定できます。

ネクストセット・組織ワークフロー for Office 365 とは!?
 

仮払申請(交通費精算連携機能)とは

確認中

印刷機能について

確認中

その他

  1. Rest APIでデータを取得したり、申請を作成したりすることが可能です。
  2. JavaScriptでプログラミングが可能です。
  3. 2つのコンボボックスの内容を連動(参照用マスターデータ利用)
  4. マスターから情報を取得して各ボックスにセット(同期処理版)

 

動作確認

申請者のSharePoint>組織ワークフローのユーザ用アプリパーツ

仮払申請を選択して「新規申請」をクリックします。

項目を入力します。

申請ボタンを押します。

申請者のSharePoint>組織ワークフローのユーザ用アプリパーツ

以下のように申請がきます。

 

承認ボタンをクリックします。(回覧の場合は回覧ボタン)

Filed Under: Office365SharePoint

About the Author

野呂清二(ご連絡はこちらまで (http://www.exceedone.co.jp/inquiry/)

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