Nextsetポイント – ネクストセット・組織ワークフロー 編

Nextsetのポイントシリーズ

1. Nextsetポイント – Nextset 安否確認 編
2. Nextsetポイント – ネクストセット・組織ワークフロー 編

 はじめに

Office365で利用できる、「ネクストセット・組織ワークフロー  for Office365」 つきましてポイントを明記します。

主な要件の確認事項

1. SharePointのページ構成
   チームサイトと権限の設定
2. ユーザについて
   Office365のユーザ
3. 管理者について
   SharePointページにアプリを配置する。
   ひな形の種類について確認する。

基本的なセットアップは以下を参照のしてください。

ネクストセット・組織ワークフロー for Office 365 とは！？

 

３つのSharePointのページを作成します。

1. Workflow Admin.aspx(「組織ワークフロー管理者用」 アプリを追加します。)
   管理者が利用する画面になります。
   ※初期管理者以外でも利用可能にするには、以下で可能です。
   組織ワークフロー管理者用>その他の設定>組織ワークフローアクセス制御
   
2. Workflow User.aspx(「組織ワークフローの件数サマリー表示」「組織ワークフローのユーザ用アプリパーツ」 アプリを追加します。)
   

組織ワークフロー管理者用画面で基本的な設定をする。

 

組織ワークフロー管理者用画面>その他の設定>ユーザー連携設定

Office365のユーザアカウントと連携するには以下を設定します。

 

組織ワークフロー管理者用画面>その他の設定>CSVファイル

CSVにエクスポートした際にExcel読み込み時文字化けるするので、UTF-8–>Shift-JISにする。

組織ワークフロー管理者用画面>連携設定

Office365管理者アカウントのメールアドレスとパスワードを入力して、「設定の保存」を押します。

※「最新のOffice365情報を反映」をクリックすると、次の　０分時に実行されます。

その後、私の環境では、毎日２時３０分ごろに実行されるようです。

 

組織ワークフロー管理者用画面>スマートフォン設定

通常のワークフローのWeb画面とスマートフォン用のURLもメールに添付します。

組織ワークフロー管理者用画面>申請書ひな型

ユーザに表示するひな型を作成します。標準でたくさんあります。

ネクストセットのワークフローの承認ルート設定について

ネクストセットのワークフローは申請書ひな形単位で、承認ルート1～10まで設定できます。また、項目の金額によって、承認ルートを変更できます。

承認ルート1～10の切り替えは以下のようにJavaScriptでコーディングする必要があります。

承認ルートは承認ルートビルダー・もしくはHTMLを直接コーディングできます。

1. 承認者追加ボタンの表示
   「申請者」と設定されているプロセスは、承認者を「追加」できるボタンを表示されます。
2. 承認者追加（部署指定）ボタンの表示
   確認中
3. 承認者削除ボタンの表示
   「申請者」と設定されているプロセスは、承認者を「クリア」できるボタンを表示されます。
4. 承認者の指定条件
   1. 「承認者１」と設定されているプロセスは、「ユーザ情報>承認者１」が表示されます。
   2. 「メールアドレス = soumu_bucho@example.com」と設定されているプロセスは対象のメールアドレスが表示されます。
   3. 「部署1（事業所） = 総務部」かつ「役職(NOT条件) = 部長」と設定されているプロセスは「ユーザ情報」の部署１＝総務部 かつ　「ユーザ情報」の役職が部長以外が表示されます。
5. 編集可能項目
   各プロセスで編集を許可する項目を設定できます。

このように設定すると承認ルートが設定されます。

また、ユーザ情報一覧に承認者１が設定されているため、自動でユーザが承認者１が設定されています。

マスター登録について

組織ワークフロー管理者用画面>その他の設定>CS

パソコン設置依頼の場合には事業部マスターが必要になります。

データはCSVファイルをインポートする方法しかなさそうです。

交通費精算のひな形はマスターが登録されていないので、グループ項目を設定していますが、マスターを利用したドロップダウンも可能です。

ネクストセット・組織ワークフロー for Office 365 とは！？

マスターを作成します。

フォームレイアウトビルダーで設定します。

以下のような感じにドロップダウンになります。

 

また、一度に４つの項目（１つは隠しフィールド）にも選択後、値を設定できます。

ネクストセット・組織ワークフロー for Office 365 とは！？
 

仮払申請（交通費精算連携機能）とは

確認中

印刷機能について

確認中

その他

1. Rest APIでデータを取得したり、申請を作成したりすることが可能です。
2. JavaScriptでプログラミングが可能です。
3. ２つのコンボボックスの内容を連動（参照用マスターデータ利用）
   

4. マスターから情報を取得して各ボックスにセット（同期処理版）

   

 

動作確認

申請者のSharePoint>組織ワークフローのユーザ用アプリパーツ

仮払申請を選択して「新規申請」をクリックします。

項目を入力します。

申請ボタンを押します。

申請者のSharePoint>組織ワークフローのユーザ用アプリパーツ

以下のように申請がきます。

 

承認ボタンをクリックします。（回覧の場合は回覧ボタン）

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