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Nextsetポイント – ネクストセット・安否確認 編

Nextsetのポイントシリーズ

  1. Nextsetポイント – Nextset 安否確認 編
  2. Nextsetポイント – ネクストセット・組織ワークフロー 編

 はじめに

Office365で利用できる、「ネクストセット安否確認 for Office365」 つきましてポイントを明記します。

主な要件の確認事項

  1. SharePointのページ構成
    チームサイトと権限の設定
  2. ユーザについて
    Office365のユーザ(ユーザに情報編集させるか?)
    Office365以外のユーザ(管理者側でユーザ情報編集か?もしくは、ライセンスなしユーザ作成は可能か?)
  3. グループ管理者について
    グループについて、地域によりグループを分けるか?
    安否確認をグループ管理者にて実施するか?
  4. 管理者について
    安否確認のWebフォーム編集
    安否自動送信設定
    メールかSMSが選択できます。SMSには別途契約が必要
    確認フォームひな型を作成する。

SharePointページにアプリを配置する。

基本的なセットアップは以下を参照のしてください。

ネクストセット・安否確認 for Office 365 とは!??

 

2つのSharePointのページを作成します。

  1. Workflow Admin.aspx(「組織ワークフロー  管理者用」 アプリを追加します。)
    管理者が利用する画面になります。
    ※初期管理者以外でも利用可能にするには、以下で可能です。
    「組織ワークフロー管理者用」>その他設定>追加で管理者画面使用を許可するユーザ/グループ
  2. Workflow User.aspx(「組織ワークフローユーザのアプリパーツ」 アプリを追加します。) 

安否確認管理者画面で基本的な設定をする。

 

安否確認管理者画面>一般設定>Office365アカウントの自動反映の設定

ユーザ追加時、自動的にアカウントを追加、削除する場合は以下で設定します。

安否確認管理者画面>組織情報取得の設定

Office365管理者アカウントのメールアドレスとパスワードを入力して、「設定の保存」を押します。

その後、最新の組織情報を反映を押すと、1時間?、私の場合はなぜか8時間後に同期されました。

※その後は、毎日18時~19時に同期されているようです。

同期のログを表示すると以下のようにOffice365から13ユーザインポートに成功しています。

安否確認管理者画面>連絡先情報

グループがないので「グループ追加・削除」でグループを作成します。

※「管理者メールアドレス」に登録されたユーザは、「安否確認 グループ管理者画面」でグループ管理者になります。

ユーザにグループを割り付けます。1つしか割り付けできません。

※安否確認画面(ユーザ用)でユーザ自身がグループを設定することができます。
※メールアドレスには、Office365でないユーザの場合は、メールアドレスにOffice365アカウント以外のメールアドレスを設定します。

安否確認管理者画面>表示項目の設定

ユーザに表示・編集させる項目を選択できます。

安否確認管理者画面>安否確認メール

ユーザに安否メールを手動で送信する場合にの画面になります

安否確認管理者画面>安否確認自動送信メール

ユーザに安否メールを自動(震災情報に応じて)で送信する場合にの画面になります。

安否確認管理者画面>一般設定

安否確認自動送信の設定、震度に応じて自動でメールを送信します。

※対象の地域のみ、メールを送信するため、グループに地域が設定されていないと送信されません。

安否確認管理者画面>確認フォームひな形

安否確認メール受信のリンクを開いた時に、表示されるWEB画面になります。

動作確認

安否確認管理者画面>安否確認メール

「選択したグループに配信」ボタンをクリックすると安否確認メールが送信されます。

 

配信したメールアドレスが表示できます

安否確認の配信ログ確認

こちらのアプリでも配信したメールアドレスが表示できます。

ユーザのメール>安否確認

URLをクリックする。

 

安否状況確認フォーム

安否情報を入力して「送信」をクリックします。

 

管理者のメール

安否情報が返信されています。

安否確認管理者画面>安否確認結果

安否管理者画面でも確認できます。

Filed Under: Office365SharePoint

About the Author

野呂清二(ご連絡はこちらまで (http://www.exceedone.co.jp/inquiry/)

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